Keysoft DMS

Exista multiple modalitati de adaugare a unui document in Arhiva de documente:

• Drag&Drop – cea mai simpla si cea mai utilizata metoda. Puteti adauga documente de pe calculatorul local, precum si documente gestionate in terte aplicatii ce permit aceasta functionalitate (Exemplu: drag&drop email din Outlook sau Outlook Express);
• Selectie document de pe calculatorul local;
• Multiple documente de pe calculatorul local (eventual, cu filtrare dupa extensie);
• Adaugare recursiva (inclusiv structura directoare);
• Adaugare document in director special (creat de aplicatie la pornire);
• Scanare.

Fiecare companie are standarde interne distincte. Extrem de importanta este usurinta cu care aplicatia poate fi modelata pentru a raspunde specificului de activitate.

Pe langa organizarea clasica in directoare si subdirectoare, Managementul Documentelor si al Fluxurilor va ofera posibilitatea de a cataloga documentele functie de tipul acestora (Exemple: contracte, proceduri interne, oferte, etc.).

Un meniu simplu de configurare va ofera posibilitatea de a defini tipurile de documente pe care le utilizati in activitatea curenta. Ulterior, regasirea documentelor se poate faca tinand cont si de aceasta caracteristica aditionala specificata de dumnevoastra.

Pentru fiecare tip de document puteti defini structuri de codificare distincte.

Functionalitati aditionale:

• istoric documente (cine, ce si cand) – vezi subcapitolul "Istoric modificari: Mecanism Check In – Check Out";
• versiuni minore si versiuni majore;
• specificare numar maxim de versiuni pastrate – optiune importanta pentru salvarea spatiului fizic de pe hard disk-uri;
• termene de valabilitate pentru document (document expirat sau nu) ;
• situatie curenta a documentului (liber pentru editare sau in lucru la utilizator);
• definire stari document (Exemplu: "publicat" sau "draft". Un document aflat in starea "draft" este vizibil numai celor ce au drepturi de modificare asupra acestuia (vezi subcapitolul "Securitate");
• imaginea locala a documentului pentru fiecare statie de lucru (fiecare utilizator primeste, sau nu, dreptul de a pastra o copie locala);
• note atasate fiecarei versiuni a documentului;
• documente referite – legaturi intre documente (Exemplu: Contractul are legatura cu Anexele corespunzatoare);
• caracteristici suplimentare (nelimitate ca numar, definibile de catre utilizatori si structurate pe categorii ce pot fi asociate tipului de document).

Pentru pastrarea consistentei documentului (un singur utilizator efectueaza modificari la un moment dat) si pentru pastrarea istoricului modificarilor, Arhiva de documente are implementat mecanismul standard Check Out – Check In (Blocheaza pentru editare – Actualizeaza).

Pentru a actualiza un document utilizatorul trebuie sa aiba drepturile corespunzatoare. Documentele blocate pentru editare (Check Out) sunt semnalizate vizual (culoare rosie) si este precizat utilizatorul curent. Pe perioada editarii documentului, ceilalti utilizatori pot vizualiza ultima versiune disponibila la server, adica, versiunea disponibila in clipa in care utilizatorul a inceput editarea.

In clipa in care documentul este modificat si actualizat la server, utilizatorul are urmatoarele optiuni:

• specifica tipul de incrementare a versiunii – minora sau majora;
• completeaza o scurta descriere cu privire la modificarile efectuate in versiunea actualizata; Aceasta scurta descriere este extrem de utila pentru vizualizarea rapida a modificarilor intre versiuni.

Versiunea disponibila prin acces imediat (mouse dublu click) este ultima versiune. Functie de drepturi, utilizatorii pot accesa versiuni anterioare ale documentului. In plus, functie de tipul documentului, pot vizualiza diferente intre oricare 2 versiuni ale aceluiasi document (functionalitate disponibila pentru fisiere de tip text, html sau doc).

Daca utilizatorul constata ca o versiune anterioara este mai "buna" decat versiunea curenta, acesta poate opta pentru "intoarcerea" documentului la versiunea anterioara (Roll back). Mecanismul de Roll back, va genera o noua versiune a documentului, identica cu versiunea specificata de utilizator.

Arhiva de documente include 2 motoare de cautare:

• Cautare rapida (dupa o caracteristica sau o combinatie de caracteristici ale documentului);
• Cautare avansata (utilizand constructori logici: SI, SAU, Include, Nu include, etc). Acest tip de cautare permite si crearea de Modele de cautare!

Ambele tipuri de cautare pot utiliza un set extins de date gestionat in baza de date:

• Denumire;
• Descriere;
• Cuvinte cheie;
• Proprietati;
• Creator;
• Perioada de creare;
• Modificator;
• Perioada modificarii;
• Documente libere sau blocate pentru editare;
• Tip document (vezi subcapitolul "Structurare – organizare a documentelor in format electronic");

Pentru documentele de tip text sau echivalent, cautarea poate fi efectuata si in continutul documentului!

Este clar ca, cel putin deocamdata, nu putem renunta total la documentele in format fizic. In multe cazuri, chiar legislatia in vigoare obliga la pastrarea documentelor in format fizic pentru o perioada data. Arhiva de documente este un instrument util inclusiv in gestionarea documentelor in format fizic!.

Arhiva de documente permite definirea grafica a locatiilor in care se gasesc documentele in format fizic:

• Cladire;
• Nivel (etaj);
• Camera;
• Fiset (dulap);
• Raft;
• Compartiment;
• Biblioraft.

Exista 2 optiuni:

• Scanati documentele si le adaugati in Repository, apoi specificati locatia fizica a acestuia;
• Pentru fiecare document in format fizic, adaugati un dosar virtual (metadocument) cu o scurta descriere (sau cuvinte cheie) si apoi specificati locatia fizica.

In ambele cazuri, forma fizica a documentului este regasita cu usurinta. In primul caz, documentul poate fi consultat in format electronic iar forma fizica a acestuia este consultata doar in cazuri speciale. In cel de-al doilea caz, scapati de necesitatea scanarii iar scurta descriere (cuvinte cheie) ofera posibilitatea de a regasi rapid documentul precum si locatia sa fizica (vezi subcapitolul Cautare documente).

Arhiva de documente va pune la dispozitie unul (sau mai multe!) Registre electronice de Intrari – Iesiri.

Sistemul de numerotare este definit de dumneavoastra cu usurinta. Pe baza de drepturi, documentelor oficiale intrate/ iesite din companie li se pot aloca numere conform Registrului de Intrari – Iesiri.

Avantaje ale registrului electronic:

• Alocarea automata a numerelor (sistemul gestioneaza numerele conform configurarilor dumneavoastra);
• Posibilitatea de a adauga informatii aditionale ce, ulterior, pot fi utilizate pentru regasirea documentului (Ex: partener, referinta);
• Filtru rapid pentru regasire document.

Metadocumentele sunt documente/ dosare virtuale, care pot avea atasate 0 sau mai multe documente.

Exemple:

• Un document fizic original (Certificatul Fiscal al firmei) poate fi reprezentat printr- un metadocument fara documente atasate (este de fapt o referinta la documentul original care se gaseste in sertarul X din dulapul Y);
• Un contract + anexele sale poate constitui un metadocument cu mai multe documente reale atasate (contractul si N anexe); Este una dintre posibilitatile de gestionare unitara a unui set de documente.

Metadocumentele sunt documente proprii Total Management System (nu pot fi recunoscute de alte aplicatii) si vor fi tratate in cadrul aplicatiei ca oricare alt document (copiat, modificat, trimis pe flux, etc.). Vezi exemplu de utilizare in subcapitolul Warehouse – localizare fizica a documentelor.

Pe langa notificarile amintite in celelalte subcapitole (la primire documente transmise de un alt utilizator, la finalizarea solicitarii descrise la transmiterea unor documente, etc), Arhiva de documente permite fiecarui utilizator sa solicite notificari pentru evenimente desfasurate in cadrul unui director:

• Adaugare: Veti fi notificat de fiecare data cand un utilizator a adaugat un document in director;
• Modificare: Veti fi notificat de fiecare data cand un utilizator a modificat un document din director;
• Stergere: Veti fi notificat de fiecare data cand un utilizator a sters un document din director.

Este o modalitate extrem de simpla de a notifica pe toti cei implicati cu privire la aparitia / modificarea unei anumite informatii.

Exemple:

• adaugarea/ modificarea/ stergerea unei proceduri de lucru;
• puteti defini un director in care sunt adaugate cereri de oferta; la aparitia unei noi cereri, vanzatorii vor fi, automat notificati;
• asemanator, un director pentru alte solicitari de la client (suport, service, etc);
• puteti gestiona documentele unui proiect in cadrul unui director; toti cei implicati vor fi la curent cu evolutia documentelor.

• Documentele sunt gestionate pe server in format criptat (algoritm proprietar) si comprimat. Ne asiguram, astfel, ca documentele nu pot fi accesate altfel decat prin intermediul, si cu respectarea drepturilor definite de KeySoft DMS.
• Drepturile de acces la documente pot fi setate atat la nivel de director cat si la nivel de document.
• Dreptul utilizatorilor de a vizualiza documentele poate fi limitat la documentele publicate (numai utilizatorii cu drepturi de modificare vor avea acces la documentele nepublicate).
• De asemenea, poate fi exclus accesul la istoricul documentului. Astfel, utilizatorii vor avea acces numai la ultima versiune publicata a documentului.
• Exista seturi extinse de drepturi de acces (vizualizare, adaugare, modificare, stergere, creare subdirectoare, vizualizare istoric).