Fluxuri de lucru
Modelarea rapida a procedurilor interne utilizand instrumente grafice
Un flux reprezinta o succesiune logica de pasi (stari de decizie) ce trebuie parcursi pentru a finaliza o solicitare.
Proceduri interne automatizate
Astfel de fluxuri interne exista in orice companie, indiferent de nivelul de organizare procedurala. Minimal, vorbim de un set de reguli ce trebuie satisfacute pentru ca o solicitare sa fie aprobata. Exista reguli care sunt impuse de legislatie si nu pot fi ocolite.
Cu cat numarul de aprobari necesare pentru o solicitare este mai mare, cu atat automatizarea prelucrarii acestor solicitari devine mai importanta.
Definitia fluxului incorporeaza cunostintele necesare pentru aplicarea procedurii. Odata fluxul definit, acesta devine transparent pentru angajati. Procedura de urmat este extrem de simpla: porneste fluxul.
Angajatul stie ca vrea sa depuna o solicitare la Resurse Umane. Selecteaza categoria HR, alege dintre fluxurile disponibile si transmite cererea. Nu trebuie sa tipareasca nimic, nu trebuie sa se deplaseze la biroul "x" sau "y". Va primi o notificare, prin intermediul aplicatiei si prin email, la finalizarea fluxului.
In loc sa alerge dupa hartii, se ocupa de activitatea productiva pentru care este platit.
Aplicatii ce pot include modulul de Fluxuri de lucru
- KeySoft DMS => Fluxuri de documente.
- KeySoft ERP => Aprobare comenzi de achizitie
- KeySoft HR => Evaluare sau angajare.
- KeySoft CRM => Automatizare proiecte.
- KeyDoc = > Fluxuri de documente.
- Aplicatii la comanda:
- Gestiune Contracte
- Aprobare Plati
Definitia fluxului
Modulul de Fluxuri pune la dispozitie instrumente grafice pentru definirea miscarii controlate intre starile de decizie si stabilirea de ramuri (cai) alternative functie de valorile variabilelor definite.
Daca puteti defini, din punct de vedere logic, algoritmul de miscare a informatiei atunci puteti modela procedura cu ajutorul modulului de fluxuri.
Incluzand mecanisme de securitate si notificare, motorul de fluxuri va automatiza procedurile interne scazand sensibil costurile de procesare.
Castigati timp. Securizati accesul la informatie. Fiecare solicitare, fiecare rezultat, fiecare decizie luata in pasii instantei de flux, se regasesc in arhiva.
Organigrama
Cineva este responsabil pentru fiecare stare (pas al fluxului). Trebuie sa analizeze solicitarea si sa aprobe sau sa refuze.
Pentru ca fluxurile sa fie valide indiferent de solicitant, atunci, pe cat posibil, responsabilii de stare trebuie sa fie "relativi". Adica, voi avea un alt responsabil de stare in functie de initiatorul solicitarii. Am rezolvat asta utilizand pozitiile din cadrul organigramei.
Structurare si Organizare
Fluxurile sunt organizate in categorii. Astfel, accesul la un flux devine mult mai rapid.
Nu toate fluxurile trebuie sa fie disponibile oricarui angajat. Pentru asta exista sistemul de drepturi de acces la fluxuri.
Cazuri speciale
Noi credem ca orice procedura poate fi modelata cu ajutorul modulului de fluxuri pentru ca putem acoperi cazurile speciale
- Responsabilul de stare lipseste => Definitia fluxului permite adaugarea de utilizatori de backup.
- Fluxul s-a blocat intr-o stare => Administratorul aplicatiei poate accesa si realoca respectiva solicitare.
- Solicitarea poate fi rezolvata de oricare dintre membrii unui departament => Definitia fluxului permite alocarea de multiplii responsabili per stare. Fluxul va continua sub forma "primul venit, primul servit".
- Prefer sa aloc manual responsabilitatea pentru starea urmatoare => Utilizatorul va avea optiunea de a selecta dintr-o lista de potentiali responsabili predefinita la definitia fluxului.
