Modelarea Fluxurilor de Lucru
Proceduri interne automatizate prin modelarea rapida a procedurilor interne utilizand instrumente grafice. Fluxuri de documente, contracte, aprobari...
Un flux reprezintă o succesiune logică de pași (stări de decizie) ce trebuie parcurși pentru a finaliza o solicitare.
Proceduri interne automatizate
Astfel de fluxuri interne există în orice companie, indiferent de nivelul de organizare procedurală. Minimal, vorbim de un set de reguli ce trebuie satisfăcute pentru ca o solicitare să fie aprobată. Există reguli care sunt impuse de legislație și nu pot fi ocolite.
Cu cât numărul de aprobări necesare pentru o solicitare este mai mare, cu atât automatizarea prelucrării acestor solicitări devine mai importantă.
Definiția fluxului incorporează cunoștințele necesare pentru aplicarea procedurii. Odată fluxul definit, acesta devine transparent pentru angajați. Procedura de urmat este extrem de simplă: pornește fluxul.
Angajatul știe că vrea sa depună o solicitare la Resurse Umane. Selectează categoria HR, alege dintre fluxurile disponibile și transmite cererea. Nu trebuie să tiparească nimic, nu trebuie să se deplaseze la biroul "x" sau "y". Va primi o notificare, prin intermediul aplicației și prin email, la finalizarea fluxului.
În loc să alerge dupa hârtii, se ocupă de activitatea productivă pentru care este plătit.
Aplicații ce pot include modulul de Fluxuri de lucru
- KeyDoc = > Fluxuri de documente.
- Aplicații la comandă:
- Gestiune Contracte
- Aprobare Plați
Definiția fluxului
Modulul de Fluxuri pune la dispoziție instrumente grafice pentru definirea miscării controlate între stările de decizie și stabilirea de ramuri (căi) alternative în funcție de valorile variabilelor definite.
Dacă puteți defini, din punct de vedere logic, algoritmul de mișcare a informației atunci puteți modela procedura cu ajutorul modulului de fluxuri.
Incluzând mecanisme de securitate și notificare, motorul de fluxuri va automatiza procedurile interne scăzând sensibil costurile de procesare.
Caștigați timp. Securizați accesul la informație. Fiecare solicitare, fiecare rezultat, fiecare decizie luată în pașii instanței de flux, se regăsesc în arhivă.
Organigrama
Cineva este responsabil pentru fiecare stare (pas al fluxului). Trebuie să analizeze solicitarea și să aprobe sau să refuze.
Pentru ca fluxurile să fie valide indiferent de solicitant, atunci, pe cât posibil, responsabilii de stare trebuie să fie "relativi". Adică, voi avea un alt responsabil de stare în funcție de inițiatorul solicitării. Am rezolvat asta utilizand pozițiile din cadrul organigramei.
Structurare și Organizare
Fluxurile sunt organizate în categorii. Astfel, accesul la un flux devine mult mai rapid.
Nu toate fluxurile trebuie sș fie disponibile oricărui angajat. Pentru asta exista sistemul de drepturi de acces la fluxuri.
Cazuri speciale
Noi credem că orice procedura poate fi modelata cu ajutorul modulului de fluxuri pentru că putem acoperi cazurile speciale
- Responsabilul de stare lipsește => Definiția fluxului permite adăugarea de utilizatori de backup.
- Fluxul s-a blocat într-o stare => Administratorul aplicației poate accesa și realoca respectiva solicitare.
- Solicitarea poate fi rezolvată de oricare dintre membrii unui departament => Definiția fluxului permite alocarea de multiplii respensabili per stare. Fluxul va continua sub forma "primul venit, primul servit".
- Prefer să aloc manual responsabilitatea pentru starea urmatoare => Utilizatorul va avea opțiunea de a selecta dintr-o lista de potențiali responsabili specificată la definiția fluxului.
