Documente si Fluxuri
Ce reprezinta managementul documentelor? De ce sa investiti. Aplicatii software pentru managementul documentelor si al fluxurilor.
Context
Traim intr-o lume in care toate lucrurile importante se regasesc inscriptionate in documente.
- Ne nastem si primim primul document: certificatul de nastere.
- Terminam scoala si primim un document: certificatul de absolvire
- Ne angajam: contractul de munca
- Ne casatorim: certificat de casatorie
- Facem o firma: statutul societatii
- Prima colaborare: contract intre parti
- Primul serviciu: oferta/ deviz/ proces verbal
- Prima achizitie: NIR/ factura
- Prima vanzare: factura/ aviz de expeditie/ bon
- Prima incasare: chitanta/ extras
- Raportari: jurnale/ balanta/ bilant
- ...
Ce este Managementul documentelor?
Definitie
Managementul documentelor, denumit si Sistem pentru Managementul Documentelor (DMS - Document Management system), reprezinta utilizarea unor resurse hardware (calculatoare) si software (programe de calculator) pentru a arhiva, gestiona si urmari documentele in format electronic precum si imaginile documentelor fizice obtinute prin intermediul unor copiatoare (scanner).
Costul procesarii documentelor
Costul principal in procesarea documentelor, si implicit a informatiilor cuprinse in acestea, este costul cu forta de munca.
Documentele trebuie tiparite, copiate, catalogate, indosariate, transmise si receptionate fizic, arhivate.
Si, dupa ce totul a decurs conform procedurii, documentele trebuie cautate... fizic.
Adaugati: spatiu si mobilier pentru depozitare, bibliorafturi, dosare, hartie, imprimante, cartuse de cerneala...
Timp pierdut pentru:
- Cautarea informatiilor disponibile in organizatie dar nestructurate si cu acces limitat.
- Preluarea si procesarea documentelor in format fizic.
- Completarea documentelor in format fizic.
- Copierea documentelor.
- Conceperea, din nou, a informatiilor deja existente.
- Miscarea documentelor in format fizic pentru urmarirea procedurilor interne. Exemplu: procesarea unei cereri de concediu.
- Utilizarea colaborativa a documentelor si gestionarea lor unitara.
Costuri aditionale:
- Pierdere de oportunitati cauzate de timpii de procesare a solicitarilor sosite de la parteneri.
- Securitatea informatiei.
- Organizare, depozitare si arhivare.
- Mobilier, imprimante, hartie, cerneala.
- Munca necalificata prestata de angajati calificati.
- Angajati stresati si cu productivitate redusa.
De ce sa folositi software pentru managementul documentelor
Asta se traduce fie prin realocarea timpului castigat catre activitati generatoare de profit, fie prin reducerea numarului de angajati (scadere de costuri).
In situatia actuala, cand munca de la distanta a devenit o obisnuinta, o modalitate electronica de a genera, accesa si distribui documente este o necesitate absoluta!
- Siguranta si securitate;
- Regasire rapida a documentelor;
- Scaderea costurilor cu tiparirea documentelor;
- Scaderea costurilor cu depozitarea;
- Procese interne mai rapide - timpi de raspuns scazuti;
- Coordonare intre departamente;
- Generare rapida si standardizata a documentelor pe baza modelelor (template);
- Implementare simplificata a procedurilor interne - fluxuri de documente;
Aplicatii software pentru mangementul documentelor
Management Documente
Un program software ce se axeaza pe fundamentele managementului documentelor, cu un plus de beneficii. Modul aditional de fluxuri de documente.
Registrul de Intrari Iesiri
Orice document poate fi adăugat în Registrul Electronic de Intrări – Ieşiri. Acesta va primi un număr de înregistrare autogenerat precum şi atribute suplimentare.
Modulul de fluxuri
Fie ca ne place sau nu, un set minimal de proceduri trebuie implementat pentru optimizarea activitatii. Usor de spus...
Sunt cateva probleme. Mai intai, procedura trebuie conceputa - asta este partea cea mai complicata. Apoi, acea procedura trebuie popularizata, adusa la cunostinta angajatilor. Mai trebuie sa fie si respectata.
Modulul de fluxuri te ajuta sa definesti grafic procedurile. Pentru a fi aduse la cunostinta si respectate este suficient ca angajatul sa stie unde gaseste intrarea de meniu pentru a porni un flux.
