KeyDoc - Managementul Documentelor

Rezultate imediate

Cateva configurari simple si aplicatia este pregatita sa adune si organizeze toate documentele importante, in orice format electronic.

Oricine stie sa definesca directoare si sa adauge documente.

Disponibilitate

Informatia devine disponibila. Nu mai trebuie sa alergi prin arhive sau sa cauti pe la colegi. Mecanismul de cautare extinsa iti va oferi raspunsul imediat.

Securitate

Sistemul de drepturi de acces iti permite sa limitezi accesul la documente atat per utilizator cat si per grup de utilizatori.

Documentele adaugate in aplicatie sunt arhivate pe server.

Colaborare

Mecanismul de urmarire a istoricului documentului, asigura consistenta documentului (mecanism check-in/ check-out) si permite colegilor sa contribuie la elaborarea si structurarea informatiei.

Format consistent

Documentele generate vor avea un format consistent, garantie a profesionalismului. Cu usurinta, poti defini un numar nelimitat de modele de documente si sa le pui la dispozitia colegilor.

Popularizare proceduri

Procedurile sunt un rau necesar. Hai sa facem mai simple cunoasterea si respectarea acestora. Prin simpla apasare a unui buton, fiecare dintre colegi poate fi notificat cu privire la modificarile aparute.

Personalizare

Fiecare document poate avea cateva caracteristici predefinite: fisier, descriere, tip, cuvinte cheie. Fiecare dintre acestea ajuta la regasirea rapida a documentelor. Dar, e posibil sa nu fie de ajuns...

Un modul dedicat va permite sa definiti categorii aditionale de atribute ale documentelor - metadate.

Exemplu: Categoria = "Contract" cu atributele: "Data", "Tip", "Partener", "Valoare".

Arhiva fizica

E posibil sa ai deja multe documente in format fizic. In mod normal, ele sunt catalogate si organizate. Daca efortul de digitalizare este prea mare, este suficient sa adaugi o simpla descriere a documentului fizic si sa precizezi locatia acestuia: camera, dulap, biblioraft.