Management Documente si Proiecte
Documentele sunt o extensie naturală a activităților desfășurate pentru finalizarea proiectelor.
Avem un nou proiect...
… pentru imbunatatirea performantelor la export, pentru accesarea de fonduri, pentru mai buna organizarea a activitatii.
Activitatea moderna este organizata sub forma de proiecte
Proiectul are un scop tangibil si bine determinat care trebuie atins intr-un termen bine definit in conditiile utilizarii de resurse limitate.
Managerul de proiect defineste sarcini specifice pentru fiecare dintre membrii echipei. Fiecare sarcina se finalizeaza cu unul sau mai multe DOCUMENTE. Totalul documentelor cumulate prin intermediul activitatilor subordonate reprezinta documentele de proiect.
In lipsa unei aplicatii software, toate aceste activitati si rezultatele lor sunt greu accesibile iar urmarirea, organizarea si controlul sunt extrem de costisitoare, cel putin la nivel de timp alocat.
Inainte de a deveni Clienti sau Furnizori (companii ce se regasesc, in general, in aplicatiile de tip ERP), fiecare din companiile cu care intram in contact sunt potentiali parteneri. Acestia pot fi potentiali clienti (prospecti) sau potentiali colaboratori iar comunicare si activitatile legate de acestia trebuie structurate si gestionate. Chiar si pentru clienti si furnizori e bine sa pastram un istoric al interactiunilor. Aceasta informatie este extrem de valoroasa si poate sta la baza extinderii colaborarilor.
Iata ce poate face Key Groupware pentru tine
Management documente
Documentele se vor afisa cumulat conform structurii ierarhice. In cadrul unei firme se regases documentele provenite de la proiectele desfasurate in cadrul firmei precum si de la task-urile raportate la fiecare dintre proiecte.
O functie de cautare globala va ofera multiple optiuni de filtrare pentru regasirea rapida a informatiei.
- Atasati documente la modulele principale: firma, proiect, task;
- Definiti modele si generati rapid documente pe baza acestora;
- Stabiti drepturi de acces per document;
- Orice tip de document in format electronic;
- Organizati documentele in grupuri, categorii si tipuri pentru regasire rapida;
- Adaugati cuvinte cheie si o scurta descriere;
- Urmariti istoricul modificarilor documentelor.
Agenda companiei
Firme si Persoane de contact.
Toate informatiile despre firmele cu care ati intrat in contact in acelasi loc. Intregul istoric al contactelor se regaseste sub forma de proiecte, task-uri, note si documente.
- Informatii generale: Denumire, CUI, domeniu de activitate, tip firma, telefon, email, web;
- Imagine completa asupra firmei;
- Drepturi de acces;
- Generati documente, pe baza modelelor, folosind atributele firmei;
- Adrese: numar nelimitat;
- Atasati Documente;
- Atasati Note: cine, cand si ce a avut de spus despre firma.
Planificare si urmarire proiecte
Organizati-va activitatea pentru a optimiza costurile.
Alocati task-uri colegilor, raportati activitati si atasati documentele rezultate.
Imagine detaliata cu privire la efortul desfasurat pentru atingerea obiectivului proiectului.
- Denumire, firma si perioada;
- Responsabil de proiect;
- Definiti: Tipuri de proiecte;
- Definiti: Stari ale proiectului per tip de proiect;
- Generati documente, pe baza modelelor, folosind atributele proiectului;
- Definiti: Drepturi de acces;
- Raportati costuri;
- Atasati Documente;
- Atasati Note: cine, cand si ce a avut de spus despre proiect.
Organizarea activitatilor
Cu ajutorul Calendarului, aveti o imagine imediata cu privire la task-urile pe care vi le-ati programat sau care v-au fost alocate.
Organizati-va, notati-va informatiile cu privire la task-uri sau raportati atasand documente.
Notificarile (reminder) salveaza de neplaceri si va ajuta sa respectati termenele.
- Denumire, firma si/sau proiect;
- Data si durata;
- Responsabil: puteti aloca task-uri colegilor sau le puteti programa pentru dumneavoastra;
- Definiti: Tipuri de activitati (task-uri);
- Definiti: prioritati;
- Generati documente, pe baza modelelor, folosind atributele task-ului;
- Raportati costuri;
- Atasati Documente;
- Atasati Note: este cea mai simpla forma de a mentine istoricul atunci cand reprogramati un task.
Urmarire costuri
Toate activitatile desfasurate pentru finalizarea unui proiect aduc cu sine costuri.
Definiti tipuri de costuri si tarife standard per unitatea de masura. Pentru a merge mai in detaliu, stabiliti tarife diferite pentru acelasi tip de cost dar pentru angajati diferiti. Costurile orare difera intre angajati.
- Definiti: unitati de masura, tipuri si grupe de cost;
- Definiti: tarife standard per tip de cost si unitate de masura;
- Definiti: tarife diferentiate per tip de cost si angajat;
- Raportati costurile la firma, proiect sau task;
- Costurile se cumuleaza conform structurii ierarhice: task, proiect, firma;
- Un raport centralizator va ofera costurile cumulate si ofera multiple optiuni de filtrare: per perioada, per firma sau proiect, per grupa de cost sau per tip de cost, etc.
In plus…
Key Groupware include Registrul de Intrari-Iesiri.
Aveti optiunea imediata de a inregistra, in format electronic, documentele intrate sau iesite din firma.
Modulul se ocupa de numerotarea automata a inregistrarilor pe baza configurarilor dumneavoastra.
Baza de cunostinte
Modulul de cunostinte (knowhow) pune la dispozitia angajatilor informatii grupate per categorii, caracterizate de o denumire si de cuvinte cheie si reprezentate fie de un document fie de o adresa internet.
Utilizari potentiale:
- Biblioteca tehnica;
- Lista proceduri interne;
Suntem convinsi ca veti gasi multiple alte optiuni.
Aplicatii alternative pentru managementul documentelor
Management Documente
Un program software ce se axeaza pe fundamentele managementului documentelor, cu un plus de beneficii. Modul aditional de fluxuri de documente.
