Keysoft DMS


Orice document in format electronic poate fi procesat, arhivat si transmis pe fluxuri de procesare predefinite.

KeySoft DMS - logo
Fluxuri - KeySoft - logo

De ce managementul documentelor?

Ce este managementul documentelor, de ce ai nevoie de o solutie software pentru managementul documentelor, sunt intrebari la care am incercat sa raspundem in pagina dedicata aplicatiilor software pentru managementul documentelor.

Managementul Documentelor si al Fluxurilor

Multiple documente - KeySoft DMS

KeySoft DMS (Document Management System) este un modul din setul de module pentru managementul intreprinderii promovate de firma noastra sub denumirea de Total Management System(TMS).

KeySoft DMS este o solutie pentru optimizarea gestionarii documentelor, a accesului la informatie si pentru automatizarea proceselor interne.

Pe langa o zona de stocare si catalogare a documentelor in format electronic, aplicatia oferita de Key Soft cuprinde solutii simple si eficiente de generare, structurare, codificare, regasire si accesare a documentelor si de miscare libera sau planificata a informatiei.

Modulul de managementul documentelor ofera posibilitatea automatizarii proceselor asociate cu crearea, revizuirea, aprobarea, distributia si arhivarea documentelor.

Arhiva de documente (Repository)

Depozitul de documente - KeySoft DMS

Vom numi Repository, modulul ce permite gestiunea propriu-zisa a documentelor (depozitul, arhiva de documente).

Avand o interfata familiara (asemanatoare cu cea a Explorer-ului Microsoft Windows), aplicatia este extrem de usor de folosit chiar si de catre utilizatorii cu minim de cunostinte in utilizarea calculatorului.

Elementele de esenta urmarite pentru modulul Arhiva de documente:

  • Usurinta in adaugarea documentelor;
  • Usurinta in regasirea documentelor;
  • Securitate;
  • Flexibilitate in organizarea/ catalogarea documentelor.

Fiecare dintre subcapitolele urmatoare contine descrierea functionalitatilor mai sus precizate si functionalitati aditionale ce cauta sa usureze gestiunea documentelor si a proceselor interne.

Adaugare documente in Arhiva de documente

Exista multiple modalitati de adaugare a unui document in Arhiva de documente:

  • Drag&Drop – cea mai simpla si cea mai utilizata metoda. Puteti adauga documente de pe calculatorul local, precum si documente gestionate in terte aplicatii ce permit aceasta functionalitate (Exemplu: drag&drop email din Outlook sau Outlook Express);
  • Selectie document de pe calculatorul local;
  • Multiple documente de pe calculatorul local (eventual, cu filtrare dupa extensie);
  • Adaugare recursiva (inclusiv structura directoare);
  • Adaugare document in director special (creat de aplicatie la pornire);
  • Scanare.

Organizarea documentelor in format electronic

Fiecare companie are standarde interne distincte. Extrem de importanta este usurinta cu care aplicatia poate fi modelata pentru a raspunde specificului de activitate.

Pe langa organizarea clasica in directoare si subdirectoare, Managementul Documentelor si al Fluxurilor va ofera posibilitatea de a cataloga documentele functie de tipul acestora (Exemple: contracte, proceduri interne, oferte, etc.).

Un meniu simplu de configurare va ofera posibilitatea de a defini tipurile de documente pe care le utilizati in activitatea curenta. Ulterior, regasirea documentelor se poate faca tinand cont si de aceasta caracteristica aditionala specificata de dumnevoastra.

Pentru fiecare tip de document puteti defini structuri de codificare distincte.

Functionalitati aditionale:

  • istoric documente (cine, ce si cand) – vezi subcapitolul "Istoric modificari: Mecanism Check In – Check Out";
  • versiuni minore si versiuni majore;
  • specificare numar maxim de versiuni pastrate – optiune importanta pentru salvarea spatiului fizic de pe hard disk-uri;
  • termene de valabilitate pentru document (document expirat sau nu) ;
  • situatie curenta a documentului (liber pentru editare sau in lucru la utilizator);
  • definire stari document (Exemplu: "publicat" sau "draft". Un document aflat in starea "draft" este vizibil numai celor ce au drepturi de modificare asupra acestuia (vezi subcapitolul "Securitate");
  • imaginea locala a documentului pentru fiecare statie de lucru (fiecare utilizator primeste, sau nu, dreptul de a pastra o copie locala);
  • note atasate fiecarei versiuni a documentului;
  • documente referite – legaturi intre documente (Exemplu: Contractul are legatura cu Anexele corespunzatoare);
  • caracteristici suplimentare (nelimitate ca numar, definibile de catre utilizatori si structurate pe categorii ce pot fi asociate tipului de document).

Istoric modificari: Mecanism Check Out - Check In

Pentru pastrarea consistentei documentului (un singur utilizator efectueaza modificari la un moment dat) si pentru pastrarea istoricului modificarilor, Arhiva de documente are implementat mecanismul standard Check Out – Check In (Blocheaza pentru editare – Actualizeaza).

Pentru a actualiza un document utilizatorul trebuie sa aiba drepturile corespunzatoare. Documentele blocate pentru editare (Check Out) sunt semnalizate vizual (culoare rosie) si este precizat utilizatorul curent. Pe perioada editarii documentului, ceilalti utilizatori pot vizualiza ultima versiune disponibila la server, adica, versiunea disponibila in clipa in care utilizatorul a inceput editarea.

In clipa in care documentul este modificat si actualizat la server, utilizatorul are urmatoarele optiuni:

  • specifica tipul de incrementare a versiunii – minora sau majora;
  • completeaza o scurta descriere cu privire la modificarile efectuate in versiunea actualizata; Aceasta scurta descriere este extrem de utila pentru vizualizarea rapida a modificarilor intre versiuni.

Versiunea disponibila prin acces imediat (mouse dublu click) este ultima versiune. Functie de drepturi, utilizatorii pot accesa versiuni anterioare ale documentului. In plus, functie de tipul documentului, pot vizualiza diferente intre oricare 2 versiuni ale aceluiasi document (functionalitate disponibila pentru fisiere de tip text, html sau doc).

Daca utilizatorul constata ca o versiune anterioara este mai "buna" decat versiunea curenta, acesta poate opta pentru "intoarcerea" documentului la versiunea anterioara (Roll back). Mecanismul de Roll back, va genera o noua versiune a documentului, identica cu versiunea specificata de utilizator.

Cautare documente

Arhiva de documente include 2 motoare de cautare:

  • Cautare rapida (dupa o caracteristica sau o combinatie de caracteristici ale documentului);
  • Cautare avansata (utilizand constructori logici: SI, SAU, Include, Nu include, etc). Acest tip de cautare permite si crearea de Modele de cautare!

Ambele tipuri de cautare pot utiliza un set extins de date gestionat in baza de date:

  • Denumire;
  • Descriere;
  • Cuvinte cheie;
  • Proprietati;
  • Creator;
  • Perioada de creare;
  • Modificator;
  • Perioada modificarii;
  • Documente libere sau blocate pentru editare;
  • Tip document (vezi subcapitolul "Structurare – organizare a documentelor in format electronic");

Pentru documentele de tip text sau echivalent, cautarea poate fi efectuata si in continutul documentului!

Localizare fizica a documentelor - Warehouse

Este clar ca, cel putin deocamdata, nu putem renunta total la documentele in format fizic. In multe cazuri, chiar legislatia in vigoare obliga la pastrarea documentelor in format fizic pentru o perioada data. Arhiva de documente este un instrument util inclusiv in gestionarea documentelor in format fizic!.

Arhiva de documente permite definirea grafica a locatiilor in care se gasesc documentele in format fizic:

  • Cladire;
  • Nivel (etaj);
  • Camera;
  • Fiset (dulap);
  • Raft;
  • Compartiment;
  • Biblioraft.

Exista 2 optiuni:

  • Scanati documentele si le adaugati in Repository, apoi specificati locatia fizica a acestuia;
  • Pentru fiecare document in format fizic, adaugati un dosar virtual (metadocument) cu o scurta descriere (sau cuvinte cheie) si apoi specificati locatia fizica.

In ambele cazuri, forma fizica a documentului este regasita cu usurinta. In primul caz, documentul poate fi consultat in format electronic iar forma fizica a acestuia este consultata doar in cazuri speciale. In cel de-al doilea caz, scapati de necesitatea scanarii iar scurta descriere (cuvinte cheie) ofera posibilitatea de a regasi rapid documentul precum si locatia sa fizica (vezi subcapitolul Cautare documente).

Registre de Intrare - Iesire

Arhiva de documente va pune la dispozitie unul (sau mai multe!) Registre electronice de Intrari – Iesiri.

Sistemul de numerotare este definit de dumneavoastra cu usurinta. Pe baza de drepturi, documentelor oficiale intrate/ iesite din companie li se pot aloca numere conform Registrului de Intrari – Iesiri.

Avantaje ale registrului electronic:

  • Alocarea automata a numerelor (sistemul gestioneaza numerele conform configurarilor dumneavoastra);
  • Posibilitatea de a adauga informatii aditionale ce, ulterior, pot fi utilizate pentru regasirea documentului (Ex: partener, referinta);
  • Filtru rapid pentru regasire document.

Dosare virtuale - Metadocumente

Metadocumentele sunt documente/ dosare virtuale, care pot avea atasate 0 sau mai multe documente.

Exemple:

  • Un document fizic original (Certificatul Fiscal al firmei) poate fi reprezentat printr- un metadocument fara documente atasate (este de fapt o referinta la documentul original care se gaseste in sertarul X din dulapul Y);
  • Un contract + anexele sale poate constitui un metadocument cu mai multe documente reale atasate (contractul si N anexe); Este una dintre posibilitatile de gestionare unitara a unui set de documente.

Metadocumentele sunt documente proprii Total Management System (nu pot fi recunoscute de alte aplicatii) si vor fi tratate in cadrul aplicatiei ca oricare alt document (copiat, modificat, trimis pe flux, etc.). Vezi exemplu de utilizare in subcapitolul Warehouse – localizare fizica a documentelor.

Notificari

Pe langa notificarile amintite in celelalte subcapitole (la primire documente transmise de un alt utilizator, la finalizarea solicitarii descrise la transmiterea unor documente, etc), Arhiva de documente permite fiecarui utilizator sa solicite notificari pentru evenimente desfasurate in cadrul unui director:

  • Adaugare: Veti fi notificat de fiecare data cand un utilizator a adaugat un document in director;
  • Modificare: Veti fi notificat de fiecare data cand un utilizator a modificat un document din director;
  • Stergere: Veti fi notificat de fiecare data cand un utilizator a sters un document din director.

Este o modalitate extrem de simpla de a notifica pe toti cei implicati cu privire la aparitia / modificarea unei anumite informatii.

Exemple:

  • adaugarea/ modificarea/ stergerea unei proceduri de lucru;
  • puteti defini un director in care sunt adaugate cereri de oferta; la aparitia unei noi cereri, vanzatorii vor fi, automat notificati;
  • asemanator, un director pentru alte solicitari de la client (suport, service, etc);
  • puteti gestiona documentele unui proiect in cadrul unui director; toti cei implicati vor fi la curent cu evolutia documentelor.

Securitate - acces restrictionat

  • Documentele sunt gestionate pe server in format criptat (algoritm proprietar) si comprimat. Ne asiguram, astfel, ca documentele nu pot fi accesate altfel decat prin intermediul, si cu respectarea drepturilor definite de KeySoft DMS.
  • Drepturile de acces la documente pot fi setate atat la nivel de director cat si la nivel de document.
  • Dreptul utilizatorilor de a vizualiza documentele poate fi limitat la documentele publicate (numai utilizatorii cu drepturi de modificare vor avea acces la documentele nepublicate).
  • De asemenea, poate fi exclus accesul la istoricul documentului. Astfel, utilizatorii vor avea acces numai la ultima versiune publicata a documentului.
  • Exista seturi extinse de drepturi de acces (vizualizare, adaugare, modificare, stergere, creare subdirectoare, vizualizare istoric).

Fluxuri

Fluxuri de documente - KeySoft DMS

Modulul de Fluxuri, disponibil ca parte a KeySoft Total Management System(TMS), pune la dispozitie instrumente grafice pentru definirea miscarii controlate intre starile de decizie si stabilirea de ramuri (cai) alternative functie de valorile variabilelor definite.

Castigati timp. Securizati accesul la informatie. Fiecare solicitare, fiecare rezultat, fiecare decizie luata in pasii instantei de flux, se regasesc in arhiva.

Exemple de utilizare in KeySoft TMS

Modulul de fluxuri nu este limitat la fluxuri de documente:

Pentru o descriere detaliata, vizitati pagina dedicata modulului de fluxuri: Fluxuri de Lucru.

Fluxuri - KeySoft - logo

Modulul de fluxuri

Fie ca ne place sau nu, un set minimal de proceduri trebuie implementat pentru optimizarea activitatii. Usor de spus...

Sunt cateva probleme. Mai intai, procedura trebuie conceputa - asta este partea cea mai complicata. Apoi, acea procedura trebuie popularizata, adusa la cunostinta angajatilor. Mai trebuie sa fie si respectata.

Modulul de fluxuri te ajuta sa definesti grafic procedurile. Pentru a fi aduse la cunostinta si respectate este suficient ca angajatul sa stie unde gaseste intrarea de meniu pentru a porni un flux.

Program software integrat - logo

Software integrat - Total Management System

Pornind de la gestiunea și contabilitatea firmei (ERP), KeySoft TMS coordonează resursele umane (HR) și gestiunea relațiilor cu clienții (CRM) prin procese de afaceri organizate și urmărite de soluția de management al documentelor și al fluxurilor interne (DMS), transformând datele brute în informație oferită sub formă de grafice și rapoarte (BI).

Hai sa ne sfatuim - Contact

Hai sa ne sfatuim!

Tu stii ce vrei. Noi stim ce putem. Impreuna putem sa gasim cea mai buna solutie.

Da-ne un semn!

Nu pierde timpul! O discutie poate clarifica multe si rapid.

Aplicatii alternative pentru managementul documentelor

Management documente si proiecte - logo

Documente & Proiecte

Documentele sunt o extensie naturală a activităților desfășurate pentru finalizarea proiectelor.

Management documente - KeyDoc - logo

Management Documente

Un program software ce se axeaza pe fundamentele managementului documentelor, cu un plus de beneficii. Modul aditional de fluxuri de documente.

Registrul electronic de intari iesiri - logo

Registrul de Intrari Iesiri

Orice document poate fi adăugat în Registrul Electronic de Intrări – Ieşiri. Acesta va primi un număr de înregistrare autogenerat precum şi atribute suplimentare.